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Qui doit participer à une rétrospective ? (et qui ne le doit pas)

Rétrospective hybride illustrée avec une partie de l'équipe autour d'une table et d'autres qui rejoignent via un grand écran vidéo, chacun ajoutant des notes adhésives colorées à un même tableau numérique partagé

Kelly Lewandowski

Dernière mise à jour 21/06/20266 min de lecture

La réponse courte : les personnes qui ont fait le travail, plus quelqu'un pour faciliter. Le Guide Scrum est clair : la rétrospective appartient à l'équipe, et pour la plupart des sprints, c'est toute la liste des invités. Les questions les plus délicates se jouent dans les cas limites. Votre manager doit-il y assister ? Et une partie prenante qui change sans cesse les priorités en plein sprint ? Et comment la réponse évolue-t-elle quand la moitié de l'équipe est en salle de réunion et l'autre moitié se connecte à distance ? C'est tout l'objet de ce guide.

La liste de participants par défaut

Pour une rétrospective de sprint classique, invitez les personnes responsables du sprint et personne d'autre :

Les développeurs

Toutes les personnes qui ont conçu, testé et livré le travail. Elles ont la vue la plus proche de ce qui s'est réellement passé.

Le Product Owner

Responsable des priorités et du backlog. La rétro est le moment où l'équipe détermine si elle construit la bonne chose, de la bonne manière.

Le Scrum Master

Facilite le processus et veille au suivi des actions à mener. Dans de nombreuses équipes, c'est aussi lui qui anime la séance.

Voilà le noyau. En termes Scrum, c'est tout simplement « l'équipe ». Chaque personne présente était dans la tranchée pendant le sprint : chacune a donc quelque chose à apporter et un intérêt dans ce qui changera ensuite. Tout nom au-delà de cette liste relève d'un arbitrage, et la réponse par défaut à « doit-on ajouter cette personne ? » est non.

Qui ne devrait pas être dans la salle par défaut

L'erreur la plus courante consiste à traiter la rétro comme une réunion ouverte. Elle ne l'est pas. Deux groupes y sont ajoutés trop souvent. Les managers et chefs d'équipe. Même un manager bienveillant change la conversation. Les gens adoucissent leurs critiques et s'arrêtent avant de nommer le vrai blocage. La personne qui valide les promotions n'a pas besoin de dire un mot pour étouffer la franchise. Les parties prenantes. Elles disposent d'un espace pour façonner le travail, et ce n'est pas la rétro.

A sa place dans la rétrospective de sprint	A sa place dans la revue de sprint
L'équipe qui a fait le travail	L'équipe plus les parties prenantes et les clients
Une réflexion privée et franche sur votre façon de travailler	Un retour ouvert sur ce que vous avez construit
Processus, communication, dynamique d'équipe	Orientation produit, priorités, feuille de route

Si votre objectif est de rapprocher les parties prenantes du travail, la revue de sprint est précisément la réunion conçue pour cela. Gardez la rétro pour l'équipe.

Protégez la sécurité psychologique

Une rétro ne fonctionne que si les gens peuvent être honnêtes sur ce qui a mal tourné, y compris leurs propres erreurs. Dès l'instant où une personne ayant autorité sur les carrières ou le budget observe, cette honnêteté chute. La sécurité psychologique est tout l'enjeu d'une rétro à huis clos, pas un simple bonus.

Quand inviter quand même une partie prenante

Il existe de vraies exceptions. Invitez une partie prenante lorsque l'équipe est bloquée sur quelque chose que seule cette personne peut débloquer, et gardez l'invitation ciblée. Équipe illustrée en discussion ouverte autour d'une table, avec un invité habillé plus formellement assis légèrement à l'écart, qui écoute plutôt que de mener, évoquant un observateur invité

Équipe illustrée en discussion ouverte autour d'une table, avec un invité habillé plus formellement assis légèrement à l'écart, qui écoute plutôt que de mener, évoquant un observateur invité

Un blocage que l'équipe ne peut pas régler seule

Une dépendance envers une autre équipe, une partie prenante qui change sans cesse le périmètre en plein sprint, ou un processus de validation qui ralentit tout. Invitez la personne précise sur le sujet précis, pas à toute la rétro.

Une nouvelle équipe ou relation de travail

Quand une équipe et un partenaire clé apprennent encore à se connaître, une rétro commune ponctuelle peut créer de l'empathie rapidement. Faites-le délibérément, pas comme une invitation permanente.

Une rétrospective de jalon ou de projet

Après une livraison majeure ou à la fin d'un projet, une rétro élargie avec les parties prenantes est appropriée par nature. C'est une réunion différente de votre rétro de sprint, avec un périmètre plus large.

Si vous invitez quelqu'un, posez d'abord les règles

Briefez l'invité au préalable : il est là pour écouter et répondre aux questions, pas pour diriger ou se défendre. Mieux encore, divisez la séance. Menez la première moitié uniquement avec l'équipe, puis faites entrer l'invité sur le sujet qui le concerne. N'imposez jamais un participant extérieur à l'équipe sans la prévenir.

Comment les équipes à distance et hybrides changent la réponse

Membres d'une équipe à distance illustrés dans des bureaux à domicile séparés, chacun sur son propre écran, contribuant des notes adhésives à un même tableau de rétrospective numérique partagé au centre

Les équipes distribuées ne changent pas qui est responsable, mais elles changent la façon dont la participation se déroule réellement. Le piège de l'hybride. Le pire dispositif, c'est quelques personnes dans une salle de réunion et tout le reste connecté à distance. La salle domine, les personnes à distance deviennent spectatrices, et des conversations parallèles se tiennent hors micro. Choisissez : tout le monde dans la salle, ou tout le monde sur son propre écran. Une règle « entièrement à distance, même quand certains sont au bureau » maintient les chances égales. La contribution asynchrone change qui est entendu. Quand les gens ajoutent des éléments au tableau de rétro avant la séance en direct, la participation ne dépend plus de qui parle le plus vite sur un créneau de 60 minutes. Les coéquipiers plus discrets et ceux dans des fuseaux horaires compliqués contribuent à égalité. Le vote anonyme compte encore davantage ici, où la présence à l'écran et les rapports de pouvoir sont amplifiés. Un deuxième facilitateur pour les grands groupes distribués. Quelqu'un pour surveiller le chat, le tableau et les visages que vous ne pouvez pas déchiffrer dans une vue en galerie, afin que personne ne soit coupé. Qui participe et quand participe-t-il sont deux problèmes distincts. Si votre équipe s'étend sur plusieurs fuseaux horaires, la planification est le plus difficile, et nous l'abordons en détail dans animer les cérémonies agiles entre fuseaux horaires. Dans tous les cas, un rapide brise-glace aide à mettre un groupe distribué à l'aise avant que la vraie conversation ne commence.

Cas particuliers

Grandes équipes (plus de ~10 personnes). Les grands groupes donnent des rétros silencieuses : le temps de parole par personne diminue et les voix les plus fortes l'emportent. Divisez en sous-groupes plus petits pour la discussion, puis partagez les thèmes clés avec toute l'équipe. Ou menez une rétro ciblée pour les seules personnes qui ont travaillé sur un epic spécifique. Plusieurs équipes. Ne fusionnez pas tout le monde dans une seule rétro géante. Menez d'abord des rétros au niveau de chaque équipe, puis une courte rétro inter-équipes avec un ou deux représentants de chacune. Les représentants remontent les thèmes, pas le détail brut. Équipes toutes neuves. Gardez le cercle restreint tant que la confiance se construit encore. C'est le pire moment pour ajouter des observateurs. Construisez d'abord la sécurité ; élargissez l'invitation plus tard si cela a du sens un jour.

Un test simple pour toute invitation

Quand vous hésitez à ajouter quelqu'un, posez-vous une seule question : la présence de cette personne rendra-t-elle l'équipe plus honnête, ou moins ?

Elle a fait le travail de ce sprint, ou est responsable d'un blocage que l'équipe ne peut vraiment pas résoudre seule

Sa présence rendra les gens plus francs, pas moins

Elle a été briefée qu'elle est là pour écouter, pas pour diriger

L'équipe sait à l'avance qui se joint et pourquoi

Si vous ne pouvez pas cocher les quatre, gardez-la dehors. Sa place est dans la revue de sprint, la prochaine séance de planification, ou une conversation séparée.

En résumé

Par défaut, invitez l'équipe qui a fait le travail plus un facilitateur. Traitez toute autre invitation comme l'exception qu'elle est, et réservez les relations avec les parties prenantes à la revue de sprint, là où est leur place. Réussissez la composition de la salle et le reste de la rétro devient plus facile. Les tableaux de rétro de Kollabe sont faits pour cela : contribution asynchrone pour que chacun participe avant la discussion, vote anonyme pour garder les échanges honnêtes, et actions à mener que vous pouvez suivre jusqu'au sprint suivant. Vous débutez avec leur animation ? Commencez par notre guide pour animer une rétrospective efficace.

En général, non. La présence d'un manager pousse les gens à adoucir leurs critiques et à éviter de nommer les vrais problèmes, ce qui va à l'encontre du but recherché. Si un manager a besoin de visibilité sur les améliorations de l'équipe, partagez les actions à mener après coup plutôt que de l'installer dans la salle.

Lorsque l'équipe est bloquée sur quelque chose que seule cette partie prenante peut résoudre, ou pour une rétrospective de jalon ponctuelle. Gardez l'invitation ciblée, briefez-la pour qu'elle écoute plutôt que de diriger, et envisagez de mener la première moitié uniquement avec l'équipe.

Généralement le Scrum Master, mais cela peut être un coach agile ou toute personne neutre pas trop impliquée dans le travail. Le facilitateur garde la séance sur les rails, veille à ce que chacun soit entendu et guide le groupe vers les actions à mener.

Évitez le clivage hybride. Réunissez tout le monde en présentiel, ou faites en sorte que chacun se connecte depuis son propre écran. Recueillez les contributions sur un tableau partagé avant la discussion en direct, pour que les coéquipiers à distance participent à égalité.