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Wer sollte an einer Retrospektive teilnehmen? (und wer nicht)

Illustrierte hybride Retrospektive mit einigen Teammitgliedern an einem Tisch und anderen, die über einen großen Videobildschirm zugeschaltet sind, während alle bunte Klebezettel zu einem gemeinsamen digitalen Board hinzufügen

Kelly Lewandowski

Zuletzt aktualisiert am 21/06/20266 Min. Lesezeit

Die kurze Antwort: die Menschen, die die Arbeit gemacht haben, plus jemand zum Moderieren. Der Scrum Guide stellt klar, dass die Retrospektive dem Team gehört, und für die meisten Sprints ist das die gesamte Gästeliste. Die schwierigeren Fragen liegen an den Rändern. Sollte deine Führungskraft dabei sein? Was ist mit einem Stakeholder, der mitten im Sprint ständig die Prioritäten ändert? Und wie verschiebt sich die Antwort, wenn die Hälfte des Teams in einem Konferenzraum sitzt und die andere Hälfte zugeschaltet ist? Genau darum geht es in diesem Leitfaden.

Die Standard-Teilnehmerliste

Lade für eine normale Sprint-Retrospektive die für den Sprint verantwortlichen Personen ein und sonst niemanden:

Die Entwickler

Alle, die die Arbeit gebaut, getestet und ausgeliefert haben. Sie haben den genauesten Blick darauf, was tatsächlich passiert ist.

Der Product Owner

Verantwortlich für Prioritäten und das Backlog. Die Retro ist der Ort, an dem das Team herausarbeitet, ob es das Richtige auf die richtige Weise baut.

Der Scrum Master

Moderiert den Prozess und ist für die Nachverfolgung der Action Items verantwortlich. In vielen Teams ist das zugleich die moderierende Person.

Das ist der Kern. In Scrum-Begriffen ist es schlicht „das Team". Alle hier waren während des Sprints mittendrin, also hat jede Person etwas beizutragen und ein Interesse daran, was sich als Nächstes ändert. Jeder Name über diese Liste hinaus ist eine Ermessensentscheidung, und die Standardantwort auf „Sollten wir diese Person dazunehmen?" lautet nein.

Wer standardmäßig nicht im Raum sein sollte

Der häufigste Fehler ist, die Retro als offenes Meeting zu behandeln. Das ist sie nicht. Zwei Gruppen werden zu oft hinzugefügt. Führungskräfte und Team Leads. Selbst eine wohlwollende Führungskraft verändert das Gespräch. Menschen mildern Kritik ab und sprechen den eigentlichen Blocker nicht offen aus. Die Person, die Beförderungen absegnet, muss kein Wort sagen, um die Ehrlichkeit zu dämpfen. Stakeholder. Sie haben ein Forum, um die Arbeit mitzugestalten, und das ist nicht die Retro.

Gehört in die Sprint-Retrospektive	Gehört in das Sprint Review
Das Team, das die Arbeit gemacht hat	Das Team plus Stakeholder und Kunden
Private, ehrliche Reflexion über die Arbeitsweise	Offenes Feedback zu dem, was gebaut wurde
Prozess, Kommunikation, Teamdynamik	Produktrichtung, Prioritäten, Roadmap

Wenn dein Ziel ist, Stakeholder näher an die Arbeit zu bringen, ist das Sprint Review genau das dafür gemachte Meeting. Halte die Retro dem Team vor.

Psychologische Sicherheit schützen

Eine Retro funktioniert nur, wenn Menschen ehrlich darüber sein können, was schiefgelaufen ist, einschließlich der eigenen Fehler. In dem Moment, in dem jemand mit Autorität über Karrieren oder Budgets zusieht, lässt diese Ehrlichkeit nach. Psychologische Sicherheit ist der ganze Sinn einer Retro hinter verschlossenen Türen, kein nettes Extra.

Wann man Stakeholder trotzdem einlädt

Es gibt echte Ausnahmen. Lade einen Stakeholder ein, wenn das Team an etwas festhängt, das nur diese Person auflösen kann, und halte die Einladung eng begrenzt. Illustriertes Team in einer offenen Diskussion an einem Tisch mit einem förmlicher gekleideten Gast, der etwas abseits am Rand sitzt und eher zuhört als führt, was eine eingeladene beobachtende Person vermittelt

Illustriertes Team in einer offenen Diskussion an einem Tisch mit einem förmlicher gekleideten Gast, der etwas abseits am Rand sitzt und eher zuhört als führt, was eine eingeladene beobachtende Person vermittelt

Ein Blocker, den das Team nicht allein beheben kann

Eine Abhängigkeit von einem anderen Team, ein Stakeholder, der mitten im Sprint ständig den Scope ändert, oder ein Freigabeprozess, der alles verlangsamt. Lade die konkrete Person zum konkreten Thema ein, nicht zur ganzen Retro.

Ein neues Team oder eine neue Arbeitsbeziehung

Wenn ein Team und ein wichtiger Partner sich noch aufeinander einstellen, kann eine einmalige gemeinsame Retro schnell Empathie aufbauen. Tu das bewusst, nicht als stehende Einladung.

Eine Meilenstein- oder Projekt-Retrospektive

Nach einem großen Release oder am Ende eines Projekts ist eine größere Retro mit Stakeholdern absichtlich angemessen. Das ist ein anderes Meeting als deine Sprint-Retro, mit einem breiteren Scope.

Wenn du jemanden einlädst, lege zuerst die Regeln fest

Briefe den Gast vorab: Er ist da, um zuzuhören und Fragen zu beantworten, nicht um zu lenken oder sich zu verteidigen. Besser noch: Teile die Session auf. Führe die erste Hälfte nur im Team, dann hole den Gast für das Thema dazu, das ihn braucht. Überfalle das Team niemals unangekündigt mit einer externen Person.

Wie remote und hybride Teams die Antwort verändern

Illustrierte Remote-Teammitglieder in getrennten Homeoffices, jedes an seinem eigenen Bildschirm, die Klebezettel zu einem einzigen gemeinsamen digitalen Retrospektive-Board in der Mitte beitragen

Verteilte Teams ändern nicht, wer verantwortlich ist, aber sie ändern, wie die Teilnahme tatsächlich abläuft. Die Hybrid-Falle. Das schlechteste Setup sind ein paar Personen in einem Konferenzraum und alle anderen zugeschaltet. Der Raum dominiert, die Remote-Leute werden zu Zuschauern, und Nebengespräche laufen abseits des Mikrofons. Entscheide dich für eines: alle im Raum oder alle an ihrem eigenen Bildschirm. Eine Regel nach dem Motto „voll remote, auch wenn einige im Büro sind" sorgt für gleiche Bedingungen. Asynchroner Input ändert, wer gehört wird. Wenn Menschen vor der Live-Session Punkte zum Retro-Board hinzufügen, geht es bei der Teilnahme nicht mehr darum, wer in einem 60-Minuten-Fenster am schnellsten redet. Ruhigere Teammitglieder und Personen in ungünstigen Zeitzonen tragen auf Augenhöhe bei. Anonymes Abstimmen ist hier sogar noch wichtiger, wo Bildschirmpräsenz und Machtdynamiken verstärkt werden. Eine zweite moderierende Person für große verteilte Gruppen. Jemand, der den Chat, das Board und die Gesichter im Blick behält, die man über eine Galerieansicht nicht lesen kann, damit niemand übergangen wird. Wer teilnimmt und wann er teilnimmt sind unterschiedliche Probleme. Wenn dein Team über Zeitzonen verteilt ist, ist die Terminplanung das schwierigere, und wir behandeln es ausführlich in Agile Zeremonien über Zeitzonen hinweg durchführen. So oder so hilft ein kurzer Eisbrecher, eine verteilte Gruppe aufzuwärmen, bevor das eigentliche Gespräch beginnt.

Sonderfälle

Große Teams (mehr als ca. 10 Personen). Große Gruppen machen Retros still: Die Redezeit pro Person sinkt, und die lautesten Stimmen gewinnen. Teilt für die Diskussion in kleinere Untergruppen auf und teilt anschließend die wichtigsten Themen mit dem gesamten Team. Oder führt eine fokussierte Retro nur für die Personen durch, die an einem bestimmten Epic gearbeitet haben. Mehrere Teams. Führe nicht alle in einer einzigen riesigen Retro zusammen. Mach zuerst Retros auf Team-Ebene und dann eine kurze teamübergreifende Retro mit ein bis zwei Vertretern aus jedem Team. Vertreter bringen Themen ein, keine Rohdetails. Brandneue Teams. Halte den Kreis klein, solange das Vertrauen noch entsteht. Das ist der schlechteste Zeitpunkt, um beobachtende Personen hinzuzufügen. Baue zuerst Sicherheit auf; erweitere die Einladung später, falls es jemals sinnvoll wird.

Ein einfacher Test für jede Einladung

Wenn du unsicher bist, ob du jemanden dazunehmen sollst, stelle eine Frage: Wird die Anwesenheit dieser Person das Team ehrlicher machen oder weniger ehrlich?

Sie haben diesen Sprint mitgearbeitet oder besitzen einen Blocker, den das Team wirklich nicht allein lösen kann

Ihre Anwesenheit wird Menschen offener machen, nicht zurückhaltender

Sie wurden gebrieft, dass sie da sind, um zuzuhören, nicht um zu lenken

Das Team weiß im Voraus, wer dazukommt und warum

Wenn du nicht alle vier abhaken kannst, lass sie draußen. Sie gehören ins Sprint Review, in die nächste Planungssession oder in ein separates Gespräch.

Das Fazit

Setze standardmäßig auf das Team, das die Arbeit gemacht hat, plus eine moderierende Person. Behandle jede andere Einladung als die Ausnahme, die sie ist, und reserviere Stakeholder-Beziehungen für das Sprint Review, wo sie hingehören. Bekomme den Raum richtig hin, und der Rest der Retro wird leichter. Kollabes Retro-Boards sind genau dafür gebaut: asynchroner Input, damit alle vor der Diskussion beitragen, anonymes Abstimmen, um es ehrlich zu halten, und Action Items, die du in den nächsten Sprint verfolgen kannst. Neu im Durchführen? Beginne mit unserem Leitfaden zum Durchführen einer effektiven Retrospektive.

Normalerweise nein. Die Anwesenheit einer Führungskraft führt dazu, dass Menschen Kritik abmildern und davor zurückschrecken, echte Probleme zu benennen, was den Zweck zunichtemacht. Wenn eine Führungskraft Einblick in die Verbesserungen des Teams braucht, teile die Action Items im Nachhinein, anstatt sie in den Raum zu setzen.

Wenn das Team an etwas blockiert ist, das nur dieser Stakeholder lösen kann, oder für eine einmalige Meilenstein-Retrospektive. Halte die Einladung eng begrenzt, briefe ihn, zuzuhören statt zu lenken, und erwäge, die erste Hälfte nur im Team durchzuführen.

In der Regel der Scrum Master, aber es kann auch ein Agile Coach oder jede neutrale Person sein, die nicht tief in der Arbeit steckt. Die moderierende Person hält die Session auf Kurs, sorgt dafür, dass alle gehört werden, und führt die Gruppe zu Action Items.

Vermeide die Hybrid-Spaltung. Versammle entweder alle persönlich oder lass alle von ihrem eigenen Bildschirm aus teilnehmen. Sammle vor der Live-Diskussion Input auf einem gemeinsamen Board, damit Remote-Teammitglieder auf Augenhöhe beitragen.