Gönderiler

Retrospektif toplantısına kimler katılmalı? (ve kimler katılmamalı)

Bazı ekip arkadaşlarının bir masanın etrafında, diğerlerinin ise büyük bir video ekranından katıldığı, herkesin tek bir ortak dijital panoya renkli yapışkan notlar eklediği illüstrasyonlu hibrit retrospektif

Kelly Lewandowski

Son güncelleme 21/06/20266 dk okuma

Kısa cevap: işi yapan kişiler, artı toplantıyı kolaylaştıracak biri. Scrum Kılavuzu, retrospektifin ekibe ait olduğunu net biçimde belirtir ve çoğu sprint için davetli listesi bundan ibarettir. Zor sorular ise sınırlarda yatar. Yöneticiniz katılmalı mı? Peki sprint ortasında sürekli öncelikleri değiştiren bir paydaş ne olacak? Ekibin yarısı toplantı odasında, diğer yarısı uzaktan bağlandığında cevap nasıl değişir? Bu rehber tam olarak bununla ilgili.

Varsayılan katılımcı listesi

Normal bir sprint retrospektifi için, sprintten sorumlu kişileri davet edin ve başka kimseyi değil:

Geliştiriciler

İşi inşa eden, test eden ve teslim eden herkes. Gerçekte ne olduğuna dair en yakın bakış açısına onlar sahiptir.

Product Owner

Önceliklerin ve product backlog'un sahibidir. Retrospektif, ekibin doğru şeyi doğru şekilde inşa edip etmediğini ortaya koyduğu yerdir.

Scrum Master

Süreci kolaylaştırır ve aksiyon maddelerinin takibinden sorumludur. Birçok ekipte bu kişi aynı zamanda kolaylaştırıcıdır.

Çekirdek bu. Scrum terimleriyle söylersek basitçe "ekip". Buradaki herkes sprint boyunca sahanın içindeydi, dolayısıyla herkesin katacağı bir şey ve bir sonraki değişikliklerde payı var. Bu listenin ötesindeki her isim bir değerlendirme meselesidir ve "bu kişiyi ekleyelim mi?" sorusunun varsayılan cevabı hayırdır.

Varsayılan olarak odada bulunmaması gerekenler

En sık yapılan hata, retrospektifi herkese açık bir toplantı gibi görmektir. Öyle değildir. İki grup gereğinden fazla davet edilir. Yöneticiler ve ekip liderleri. Destekleyici bir yönetici bile konuşmanın akışını değiştirir. İnsanlar eleştirilerini yumuşatır ve asıl engeli adıyla söylemekten kaçınır. Terfileri onaylayan kişinin dürüstlüğü baltalaması için tek kelime etmesine bile gerek yoktur. Paydaşlar. İşi şekillendirebilecekleri bir mecra zaten var ve o mecra retrospektif değil.

Sprint retrospektifine ait olanlar	Sprint review toplantısına ait olanlar
İşi yapan ekip	Ekip artı paydaşlar ve müşteriler
Nasıl çalıştığınıza dair özel, samimi bir değerlendirme	İnşa ettiğiniz şeye dair açık geri bildirim
Süreç, iletişim, ekip dinamikleri	Ürün yönü, öncelikler, yol haritası

Amacınız paydaşları işe yaklaştırmaksa, sprint review tam da bunun için tasarlanmış toplantıdır. Retrospektifi ekibe ayırın.

Psikolojik güvenliği koruyun

Bir retrospektif yalnızca insanlar neyin yanlış gittiği konusunda, kendi hataları da dahil, dürüst olabildiğinde işe yarar. Kariyerler veya bütçe üzerinde yetkisi olan biri izlemeye başladığı anda bu dürüstlük azalır. Psikolojik güvenlik, kapalı kapılar ardındaki bir retrospektifin tüm amacıdır; olsa iyi olur diye eklenen bir ayrıntı değil.

Paydaşları yine de ne zaman davet etmeli

Gerçek istisnalar vardır. Ekip yalnızca o kişinin çözebileceği bir şeye takıldığında bir paydaşı davet edin ve daveti dar tutun. Bir masanın etrafında açık bir tartışma yürüten illüstrasyonlu bir ekip ve kenarda biraz ayrı oturan, yönlendirmek yerine dinleyen, daha resmi giyimli bir konuk; davet edilmiş bir gözlemciyi anlatıyor

Bir masanın etrafında açık bir tartışma yürüten illüstrasyonlu bir ekip ve kenarda biraz ayrı oturan, yönlendirmek yerine dinleyen, daha resmi giyimli bir konuk; davet edilmiş bir gözlemciyi anlatıyor

Ekibin tek başına çözemediği bir engel

Başka bir ekibe olan bağımlılık, sprint ortasında sürekli kapsamı değiştiren bir paydaş ya da her şeyi yavaşlatan bir onay süreci. Tüm retrospektife değil, belirli kişiyi belirli konuya davet edin.

Yeni bir ekip veya çalışma ilişkisi

Bir ekip ile önemli bir paydaş hâlâ birbirini tanımaya çalışıyorsa, tek seferlik ortak bir retrospektif empatiyi hızla inşa edebilir. Bunu kalıcı bir davet olarak değil, bilinçli bir tercih olarak yapın.

Kilometre taşı veya proje retrospektifi

Büyük bir sürümün ardından ya da bir projenin sonunda, paydaşların da katıldığı daha geniş bir retrospektif tasarımı gereği yerindedir. Bu, sprint retrospektifinizden farklı, daha geniş kapsamlı bir toplantıdır.

Birini davet edecekseniz, önce kuralları belirleyin

Konuğu önceden bilgilendirin: orada yönlendirmek veya savunmak için değil, dinlemek ve soruları yanıtlamak için bulunuyor. Daha da iyisi, oturumu ikiye bölün. İlk yarıyı yalnızca ekiple yürütün, ardından ona ihtiyaç duyulan konu için konuğu içeri alın. Dışarıdan bir katılımcıyı ekibe asla habersiz getirmeyin.

Uzaktan ve hibrit ekipler cevabı nasıl değiştirir

Her biri ayrı ev ofislerinde, kendi ekranlarında bulunan ve ortadaki tek bir ortak dijital retrospektif panosuna yapışkan notlar ekleyen illüstrasyonlu uzaktan ekip üyeleri

Dağıtık ekipler kimin sorumlu olduğunu değiştirmez, ancak katılımın pratikte nasıl işlediğini değiştirir. Hibrit tuzağı. En kötü kurulum, birkaç kişinin toplantı odasında, geri kalan herkesin uzaktan bağlandığı düzendir. Oda baskın çıkar, uzaktan katılanlar izleyiciye dönüşür ve kenar konuşmalar mikrofon dışında geçer. Birini seçin: ya herkes odada, ya da herkes kendi ekranında. "Bazıları ofiste olsa bile tamamen uzaktan" kuralı oyun alanını eşit tutar. Asenkron katkı kimin sesinin duyulacağını değiştirir. İnsanlar canlı oturumdan önce maddeleri retrospektif panosuna eklediğinde, katılım artık 60 dakikalık bir aralıkta kimin en hızlı konuştuğuyla ilgili olmaktan çıkar. Daha sessiz ekip arkadaşları ve uygunsuz saat dilimlerinde olanlar eşit koşullarda katkı sunar. Ekran varlığının ve güç dinamiklerinin büyütüldüğü bu ortamda anonim oylama daha da önemlidir. Büyük dağıtık gruplar için ikinci bir kolaylaştırıcı. Sohbeti, panoyu ve galeri görünümünde okuyamadığınız yüzleri izleyecek biri, böylece kimsenin sözü kesilmez. Kimin katılacağı ile ne zaman katılacağı farklı sorunlardır. Ekibiniz saat dilimlerine yayılıyorsa, daha zorlu olanı planlamadır ve bunu çevik seremonileri saat dilimleri boyunca yürütmek yazısında ayrıntılı olarak ele alıyoruz. Her durumda, asıl konuşma başlamadan önce hızlı bir buz kırıcı dağıtık bir grubu ısıtmaya yardımcı olur.

Özel durumlar

Büyük ekipler (~10 kişiden fazla). Büyük gruplar sessiz retrospektiflere yol açar: kişi başına düşen konuşma süresi azalır ve en yüksek sesler kazanır. Tartışma için daha küçük alt gruplara bölün, ardından temel temaları tüm ekiple paylaşın. Ya da yalnızca belirli bir epic üzerinde çalışan kişiler için odaklanmış bir retrospektif yapın. Birden fazla ekip. Herkesi tek bir dev retrospektifte birleştirmeyin. Önce ekip düzeyinde retrospektifler yapın, ardından her ekipten bir veya iki temsilciyle kısa bir ekipler arası retrospektif düzenleyin. Temsilciler ham ayrıntıları değil, temaları gündeme getirir. Yepyeni ekipler. Güven hâlâ oluşurken çemberi dar tutun. Gözlemci eklemek için en kötü zaman budur. Önce güvenliği inşa edin; ileride mantıklı olursa daveti genişletin.

Herhangi bir davet için basit bir test

Birini eklemek konusunda emin olamadığınızda tek bir soru sorun: bu kişinin varlığı ekibi daha mı dürüst, yoksa daha mı az dürüst yapar?

Bu sprintte işi yaptılar ya da ekibin gerçekten tek başına çözemeyeceği bir engelin sahibiler

Varlıkları insanları daha az değil, daha açık sözlü yapacak

Orada yönlendirmek için değil, dinlemek için bulunduklarına dair bilgilendirildiler

Ekip, kimin neden katılacağını önceden biliyor

Dördünü birden işaretleyemiyorsanız, onları dışarıda tutun. Onların yeri sprint review, bir sonraki planlama oturumu veya ayrı bir görüşmedir.

Sonuç

Varsayılan olarak işi yapan ekibe ve bir kolaylaştırıcıya yönelin. Diğer her daveti, gerçekte olduğu istisna olarak ele alın ve paydaş ilişkilerini ait oldukları yer olan sprint review'a saklayın. Odayı doğru kurun, retrospektifin geri kalanı kolaylaşsın. Kollabe'nin retrospektif panoları tam bunun için yapıldı: herkesin tartışmadan önce katkı sunabilmesi için asenkron giriş, işi dürüst tutmak için anonim oylama ve bir sonraki sprinte kadar takip edebileceğiniz aksiyon maddeleri. Yeni mi başlıyorsunuz? Etkili bir retrospektif yürütme rehberimizle başlayın.

Genellikle hayır. Bir yöneticinin varlığı insanların eleştirilerini yumuşatmasına ve gerçek sorunları adıyla söylemekten kaçınmasına yol açar, bu da amacı boşa çıkarır. Bir yöneticinin ekibin iyileştirmelerini görmesi gerekiyorsa, onları odaya oturtmak yerine aksiyon maddelerini sonradan paylaşın.

Ekip yalnızca o paydaşın çözebileceği bir şeye takıldığında ya da tek seferlik bir kilometre taşı retrospektifi için. Daveti dar tutun, onları yönlendirmek yerine dinlemeleri için bilgilendirin ve ilk yarıyı yalnızca ekiple yürütmeyi düşünün.

Genellikle Scrum Master, ancak bu bir çevik koç ya da işin derinine girmemiş herhangi bir tarafsız kişi de olabilir. Kolaylaştırıcı oturumu rayında tutar, herkesin sesinin duyulmasını sağlar ve grubu aksiyon maddelerine doğru yönlendirir.

Hibrit bölünmeden kaçının. Ya herkesi yüz yüze toplayın ya da herkesin kendi ekranından katılmasını sağlayın. Uzaktaki ekip arkadaşlarının eşit koşullarda katkı sunması için canlı tartışmadan önce ortak bir panoda giriş toplayın.